Politique de confidentialité et de Protection des données

ESN France - L’administration du BuddySystem (dont le siège social est situé 50, rue des Tournelles, 75003 Paris, France) («BuddySystem», «nous», «notre» ou «nous»), agissant en tant que gestionnaire des données, s’engage à protéger et respecter ta vie privée. Cet avis («Avis de Confidentialité») a pour but de t’informer de nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation et de divulgation des informations que tu peux fournir via la Plateforme ou notre application mobile.

Cet avis de confidentialité (ainsi que nos conditions générales, tous les autres documents qui y sont mentionnés et notre Cookie Notice) établit la base sur laquelle toutes les données personnelles que nous recueillons de ta part ou que tu nous as fournies seront traitées par nous. Lis attentivement ce qui suit pour comprendre nos points de vue et nos pratiques concernant tes données personnelles et la manière dont nous les traiterons

Nous pouvons collecter et traiter les données suivantes te concernant :

2.1. Informations que tu nous communiques.
Tu peux nous fournir des informations, y compris des informations permettant de t’identifier («Données personnelles»), lorsque tu utilises notre Plateforme, en remplissant des formulaires sur la Plateforme (tel que le formulaire d'inscription), lorsque tu t’inscris à l'un de nos concours, promotions ou sondages, lorsque tu communiques avec nous par courrier électronique ou autrement, et que tu signales un problème avec notre plateforme.
Les informations que tu nous donnes peuvent inclure:
2.1.1. Informations obligatoires requises pour t’inscrire aux services que nous fournissons sur notre Plateforme ou pour accéder à d'autres services fournis par nous, y compris ton nom, ton adresse mail, ta date de naissance, ton sexe et un mot de passe. Tous ces champs sont obligatoires. Le BuddySystem ne pourra pas te fournir les services offerts sur notre Plateforme si les informations requises ne sont pas fournies. Par conséquent, tu ne pourras pas t’inscrire sur le BuddySystem ;
2.1.2. Une photo ;
2.1.3. Une adresse postale ;
2.1.4. Ta mini-biographie ;
2.1.5. Un enregistrement de toute correspondance entre toi et nous;
2.1.6. Les détails de tes visites sur notre Plateforme et les ressources auxquelles tu accèdes ;
2.1.7. Les informations que nous pouvons te demander lorsque tu signales un problème avec notre Plateforme ou notre service ;
2.1.8. Informations de localisation lorsque tu as consenti à la collecte et au traitement de ces données

2.2. Informations que nous recueillons automatiquement
2.2.1. Si tu t’inscris via des méthodes d'authentification de réseaux sociaux, le BuddySystem accédera à certaines données personnelles (par exemple prénom, nom de famille, photo, email, nombre d'amis Facebook, etc.) de votre compte, conformément aux conditions générales et conditions d’utilisation de ces plateformes de réseaux sociaux. Nous pouvons également collecter certaines de tes données personnelles lorsque tu interagis avec des fonctionnalités de réseaux sociaux tierces, telles que des fonctions «J'aime».
2.2.2. En ce qui concerne chacune de vos visites sur notre Plateforme, nous pouvons collecter, conformément aux lois applicables et si nécessaire avec ton consentement, des informations relatives aux appareils que tu utilises et aux réseaux auxquels tu es connecté lors de l'utilisation de nos services. Cela peut inclure les informations suivantes : ton adresse IP, tes informations de connexion, le type et la version du navigateur, les types et les versions de plug-in de navigateur, le système d'exploitation et la plateforme, les informations relatives à ta visite, y compris l'URL du clickstream, les produits que tu as consultés ou recherchés, les erreurs de téléchargement, la durée des visites de certaines pages, l'interaction des pages. Nous recueillons ces informations en utilisant diverses technologies, y compris des cookies (pour plus d'informations, consulte notre Cookie Notice).
2.2.3. Nous recueillons également des informations agrégées concernant ton activité sur notre plateforme.

2.3. Conservation des données
2.3.1. Sauf en ce qui concerne les catégories de données à caractère personnel mentionnées aux clauses
2.3.2 et 2.3.3 ci-dessous, tes données à caractère personnel seront stockées pendant toute la durée de ta relation avec nous, puis mises hors d'usage 3 ans après ta dernière utilisation de notre Plateforme, si tu n'as pas fermé ton compte ; 1 an après la fermeture de ton compte, sauf si tu as reçu une note ou un rapport négatif, auquel cas tes données personnelles sont stockées pour (i) une période de 2 ans à compter de la dernière note ou rapport négatif, ou (ii) 1 année après la fermeture de ton compte.
2.3.2. Les catégories de données à caractère personnel suivantes peuvent être stockées pour différentes durées : Tout le contenu généré par les utilisateurs (commentaires et évaluations, par exemple) est anonyme mais reste disponible sur notre Plateforme.
2.3.3. En cas de suspension ou de blocage de ton compte, nous conserverons tes données pendant une période comprise entre 2 et 10 ans afin de t’éviter de contourner les règles applicables à notre Plateforme.

Nous allons utiliser les informations que nous recueillons:

4.1. Lorsque tu utilises nos services, certaines informations te concernant sont partagées avec les Membres de nos communautés (par exemple, nous transmettons ton adresse mail et d'autres informations aux Membres avec lesquels tu seras mis en correspondance). Les informations de ton profil sont aussi accessibles par les Buddy Coordinators pour te matcher ou savoir comment se passe ton expérience. Ces Buddy Coordinators peuvent être un.e bénévole d'une association étudiante et/ou un.e membre du personnel de ton établissement d'accueil. Les Buddy Coordinateurs ne peuvent pas accéder à tes messages personnels sur la messagerie, mais ils peuvent t'y contacter pour ton matching.

4.2. Nous pouvons recevoir et envoyer des informations sur toi, y compris tes données personnelles, si tu utilises l'une de nos Plateformes, à des fins décrites dans le présent avis de confidentialité.

4.3. Nous travaillons également en étroite collaboration avec des tiers pouvant être les destinataires de tes données personnelles, tels que:

• nos partenaires associatifs qui sont des plateformes de projets européens et peuvent proposer des outils de connection, comme une connection facilitée de ton profil vers leur plateforme européenne. Tu n'as pas d'obligation concernant l'utilisation de ces services, qui sont complètement gratuits.
• nos sous-traitants sur la partie technique, de protection des paiements, la vérification d'identité et services associés, ou des fournisseurs de données analytiques.

4.4. Nous ne partageons tes données personnelles avec aucun de ces tiers dans les cas suivants:
4.4.1. Nous utilisons des outils d’analyse et des moteurs de recherche pour nous aider à améliorer et à optimiser notre Plateforme (Sentry et UserReport) ;
4.4.2. Cela t’est explicitement demandé (par exemple, lors de l’utilisation de méthodes d’authentification des réseaux sociaux);
4.4.3. BuddySystem peut également divulguer tes informations si la loi l'exige pour (i) répondre aux actions en justice intentées contre le BuddySystem, (ii) se conformer aux procédures judiciaires, (iii) pour faire respecter tout accord avec nos utilisateurs, tel que nos conditions générales et notre déclaration de confidentialité, (iv) en cas d'urgence mettant en danger la santé publique, la mort ou des blessures corporelles d'une personne (v) dans cadre d’enquête ou (vi) protéger les droits, la propriété ou la sécurité personnelle du BuddySystem, de ses membres ou d’autres personnes ;

4.5 Conformément aux lois en vigueur et si nécessaire avec ton consentement, nous pouvons associer des informations te concernant, y compris tes données personnelles et des informations sur les cookies, que nous envoyons et recevons de nos partenaires commerciaux. Nous pouvons utiliser ces informations et les informations combinées à des fins énoncées ci-dessus.

5.1. Nous pouvons examiner ou analyser les messages que tu échanges avec d’autres membres de notre communauté par le biais de notre Plateforme pour prévenir fraude et harcèlement, pour améliorer le service, respecter des contrats conclus avec nos membres (tels que nos conditions générales). Par exemple, afin d'éviter le harcèlement d'un utilisateur par un autre utilisateur, nous pouvons analyser les messages envoyés via notre Plateforme afin de vérifier qu'ils n'incluent aucun détail de contact ou référence à d'autres plateformes.
5.2. Nous n'analyserons jamais tes messages avec d'autres membres de notre communauté à des fins commerciales et publicitaires. Nous pouvons utiliser des méthodes automatisées pour modérer ces messages.

En principe, nous stockons les données personnelles que nous détenons à ton sujet dans l'Union européenne («UE»). Cependant, comme par exemple certains de nos fournisseurs de services sont basés dans des pays extérieurs à l'Union européenne («pays tiers»), nous transférons également certaines de tes données vers des pays tiers. Cela peut inclure des pays tiers où la Commission européenne n'a pas décidé que ce pays garantissait un niveau de protection adéquat (par exemple, les États-Unis). Dans ce cas, nous nous assurons que le transfert est effectué conformément à la législation applicable et que des garanties appropriées ont été mises en place (en particulier les clauses contractuelles types émises par la Commission européenne) afin de garantir un niveau de protection suffisant des personnes, de la vie privée et des droits fondamentaux. En envoyant une demande au responsable de la protection des données du groupe (buddysystem@ixesn.fr), nous pourrons te fournir les détails concernant ces garanties appropriées (par exemple, les clauses contractuelles types émises par la Commission européenne).

Nous mettons en œuvre diverses mesures de sécurité pour maintenir la sécurité de tes informations personnelles.

Depuis la promulgation du règlement général sur la protection des données (RGPD), voici tes droits concernant tes données personnelles.
8.1. Tu as le droit de recevoir une copie de tes données personnelles en notre possession (ton droit d'accès aux données).
8.2 Tu peux demander la suppression de données personnelles ou la correction de données personnelles inexactes (ton droit de suppression et de rectification). Tu peux noter que nous pouvons conserver certaines informations te concernant, conformément à la loi ou lorsque nous disposons d'une base légale pour le faire (par exemple, notre intérêt légitime à ce que la Plateforme soit sécurisée pour les autres utilisateurs).
8.3 Tu as le droit à tout moment de t’opposer (i) au traitement de tes données à caractère personnel à des fins de marketing direct, ou (ii) au traitement de tes données à caractère personnel à d'autres fins pour des motifs liés à ta situation particulière (ton droit de d'opposition au traitement). Tu peux noter que dans ce dernier cas, ce droit ne s'applique que si le traitement de tes données à caractère personnel est fondé sur notre intérêt légitime.
8.4 Tu as le droit de restreindre le traitement de tes données personnelles (ton droit de restreindre le traitement). Tu peux noter que cela ne s'applique que si (i) tu as contesté l'exactitude de tes données personnelles et que nous vérifions l'exactitude des données personnelles, (ii) tu as exercé ton droit de t’opposer et nous continuons d'examiner, comme le prévoit la loi applicable, si nos motifs légitimes de traiter tes données personnelles dans ce cas ont préséance sur tes intérêts, droits et libertés; ou (iii) tes données personnelles ont été traitées de manière illégale par nous, mais tu t’opposes soit à leur suppression, soit tu souhaites que nous conservions tes données personnelles afin de constituer, exercer ou défendre un recours légal.
8.5 Tu as le droit de recevoir et / ou de nous faire transférer vers un autre gestionnaire de données des données personnelles qui te concernent et que tu nous as fournies et que nous traitons pour l'exécution de notre contrat ou parce que tu y as préalablement consenti, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (ton droit à la portabilité des données).
8.6 Pour exercer tes droits, prends contact avec le délégué à la protection des données du groupe.
8.7. Tu as également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle de la protection des données compétente ou de faire recours aux tribunaux si tu estimes que tes droits ont été violés.

Pour en savoir plus, tu peux consulter notre avis concernant les cookies.

Lorsque tu as choisi un mot de passe te permettant d'accéder à certaines parties de notre Plateforme, tu es responsable de la confidentialité de ce mot de passe. Nous te demandons de ne pas le partager avec qui que ce soit.

Notre Plateforme peut, de temps à autre, contenir des liens vers les plateformes de nos réseaux partenaires et sociétés affiliées. Si tu suis un lien vers l'une de ces plateformes, tu peux noter que ces dernières ont leurs propres pratiques en matière de confidentialité et que nous n'acceptons aucune responsabilité pour ces politiques. Vérifie-les avant de soumettre des données personnelles à ces plateformes.

Cette politique de confidentialité en ligne s'applique uniquement aux informations collectées via nos Platesformes et non aux informations collectées hors ligne.

En utilisant notre Plateforme, tu acceptes notre politique de confidentialité.

Nous utiliserons ton adresse email uniquement pour te fournir des informations liées au projet BuddySystem et à ses actualités. Si, à tout moment, tu souhaites te désabonner et ne plus recevoir d'emails liés au BuddySystem, il te suffit de suivre les instructions détaillées incluses au bas de chaque email.

Toute modification que nous pourrions apporter à notre avis de confidentialité sera publiée sur cette page. Le cas échéant, nous t’en informerons ou solliciterons ton consentement. Reviens régulièrement pour voir les mises à jour ou les modifications apportées.

Si à tout moment tu souhaites nous faire part de ton point de vue sur nos pratiques en matière de confidentialité, utilise l’un des moyens suivants:

• par email à notre Officier de la Protection des données buddysystem@ixesn.com;
• ou par lettre à:
  ESN France - Buddy System administration
  c/o Data Protection Officer
  50 rue des Tournelles
  75003 Paris (France)

Version datée du 08 Juin 2018